Blog

Najczęstsze problemy w księgowości firmy

Popełnianie błędów jest krokiem niezbędnym do rozwoju i nauki. Mając na względu konsekwencje wynikające z tych błędów oraz działając prewencyjnie, przyjrzyjmy się kilku najczęstszym błędom, z którymi zmagają się przedsiębiorcy i właściciele firm.

Obserwując reakcje swoich klientów pozwolę sobie odpowiedzieć na pytania, które zadawane mi są zdecydowanie najczęściej.

Jak identyfikować stawki VAT na fakturach?

Błędnie wpisywana stawka VAT wynika najczęściej z nieprawidłowego zakwalifikowania stawki do usługi lub danego towaru.

Najprostszym sposobem jest sprawdzenie danej, obowiązującej stawki z należytym wyprzedzeniem, zmniejszając tym samym ryzyko popełnienia błędu. Warto, bowiem konsekwencje popełnionej pomyłki są bardzo różne i zależą od skali przeinaczenia oraz tego, czy stawka VAT została zawyżona czy zaniżona.

Jak księgować osobiste wydatki?

Po pierwsze – nie każdy wydatek osobisty można uznać za poniesiony koszt firmowy. W ujęciu polskiego prawa musi on spełnić wymagania tzw. kosztów uzyskanych przychodów (Jak czytamy –  Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.).

Mówiąc prościej – koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiąganie przychodów lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Aby lepiej zrozumieć ten zapis – wymieńmy kilka przykładowych osobistych wydatków, które można ująć w kontekście kosztów firmowych (w kontraście dla wydatków, których w ten sposób nie można ujmować).

  • Zakup paliwa do firmowego auta vs. Zakup paliwa na prywatną podróż związaną z urlopem
  • Podróż służbowa na np. konferencję vs. Podróż prywatna na urodziny znajomych
  • Zakup niezbędnych urządzeń czy narzędzi biurowych vs. Zakup DVD do naszego mieszkania

Kiedy wysłać deklarację VAT?

Najprościej mówiąc – deklarację VAT należy wysyłać najpóźniej 25 dnia miesiąca po okresie składanej deklaracji (a więc co miesiąc lub co kwartał). Pamiętanie o tej dacie leży po stronie obowiązków podatnika, a pomyłka lub przeoczenie terminu wiąże się z konsekwencjami karnymi i skarbowymi.

O czym pamiętać wystawiając fakturę?

Faktura VAT powinna być wystawiona w co najmniej dwóch egzemplarzach. Jedną z nich wystawca musi przekazać drugiej stronie transakcji – a więc nabywcy. Faktura powinna być wystawiona nie później niż 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu skończonej usługi (istnieją od tego zapisu pewne wyjątki, ale to już oddzielny materiał na wpis).

Czy można anulować fakturę?

Tak. Aby anulować wystawioną wcześniej fakturę, należy oznaczyć oba dokumenty, adnotacją o treści „anulowano”. Oprócz orzeczenia należy również wstawić datę, a następnie przechować ją w dokumentacji podatkowej – a więc z innymi, aktualnymi fakturami.

Jeśli jednak faktura weszła w obieg i ma np. błędne dane, nie ma możliwości jej anulacji. W tym celu wystawiana jest nota korygująca (ten obowiązek spada na barki nabywcy) lub faktura korygująca (wystawiana przez  sprzedawcę danej usługi).