Blog

Rozliczenie delegacji – wszystko co musisz wiedzieć

Podróże służbowe zyskują na popularności, stając się coraz częstszą formą wykonywania obowiązków pracownika. Konieczność ich odbywania spada na barki pracownika, a odpowiednie ich rozliczenie staje się również obowiązkiem pracodawcy.

Mając na uwadze ewentualne trudności, przedstawiam poniżej jak poprawnie rozliczyć wykonywaną delegację – zarówno w kraju, jak i za granicą.

Czym jest delegacja?

Delegacją nazywamy podróż służbową, która realizowana jest na wyraźne polecenie pracodawcy. Istotne jest, aby odbywała się poza miejscowością, w której znajduje się dana siedziba firmy.

W ramach ciekawostki warto nadmienić, że obecnie rozróżnia się delegację pracownika od delegacji pracodawcy. Podstawową różnicą jest forma rozliczenia, która w przypadku pracodawcy musi opierać się na rachunkach i fakturach. Co ważne, poniesione wydatki nie mogą przekraczać przyjętych norm, zapisanych w rozporządzaniu o podróżach służbowych.

Rozliczenie delegacji

Jak już wspominałam, największym problemem w kwestii delegacji jest jej poprawne rozliczenie. Dlaczego?

Odbywając delegacje nałożone są na nas koszty, wynikające z np. przejazdów oraz niezbędnego wyżywienia. Wszystkie te wydatki ponosi pracodawca, z racji koniecznej pracy poza murami firmy. W związku z powyższym pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów, a zasady rozliczeń uzależnione są od np. kraju docelowego.

Kwota, która należy się pracownikowi odbywającym taką podróż nazywana jest dietą. To tą terminologią będę się posługiwać w poniższym wpisie.

Komu przysługuje dieta w delegacji?

Dieta przysługuje pracownikowi, odbywającymi delegację na terenie Polski (z pewnym wyjątkami, o których piszę więcej poniżej) oraz poza granicami kraju.

Jak naliczana jest delegacja krajowa?

Wspomniane powyżej wyjątki wynikają z liczby godzin przeznaczonych na delegację, która trwać może mniej lub więcej niż standardowy czas pracy (przypominam – średnia godzin na pełnym etacie wynosi 8h/dzień). Mając to na uwadze, dowiadujemy się, że:

  • będąc na delegacji krótszej niż 8 godzin – nie otrzymujemy diety;
  • będąc na delegacji od 8 do 12h – otrzymujemy 50% kwoty;
  • będąc na delegacji powyżej 12h – otrzymujemy 100% przysługującej kwoty;
  • podróż trwająca dłużej niż jedną dobę – otrzymujemy ponownie 100% diety.

Jak naliczana jest delegacja zagraniczna?

Dieta w delegacji zagranicznej liczona jest w inny sposób. Za podróż trwającą do 8 godzin przysługuje nam 1/3 wartości diety; między 8-12 godzin ponownie 50% i powyżej 12 godzin – również ponownie 100% wartości diety.

Kiedy nie przysługuje dieta?

Podsumowując więc (i rozwijając ten aspekt) – poniżej wyszczególniam sytuacje, w których pracownikowi nie należy się dieta.

  • Wspomniana już sytuacja, kiedy to pracownik odbywa delegacje krajową, trwającą mniej niż 8 godzin.
  • Gdy w trakcie delegacji pracownik otrzymuje należność pieniężną, przeznaczoną na wyżywienie.

Na wyróżnienie zasługuje również sytuacja, gdy pracownik odbywający podróż zagraniczną otrzymuje posiłki. W takich okolicznościach przysługuje mu tylko 25% diety.

Delegacja na samochód

Zdarza się,  że pracownik odbywa podróż służbową, gdzie środkiem transportu staje się jego prywatny pojazd. Rozliczenie poniesionych w ten sposób kosztów odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki. W takim wypadku nie jest istotny kraj docelowy – sposób rozliczenia jest identyczny zarówno w kraju ojczystym, jak i za granicą, a jedynym wyznacznikiem rozliczenia stają się przejechane kilometry.

Kiedy należy rozliczyć delegację?

Pracownik po odbytej delegacji musi rozliczyć się z otrzymanej zaliczki albo z poniesionych kosztów delegacji, w przeciągu 14 dni od swojego powrotu.

W tym czasie pracownik ma obowiązek przedstawić wszystkie poniesione koszty, zapisując je w tzw. oświadczeniu o delegacji.

Co ważne – nie ma jednoznacznych przepisów, nakazujących termin rozliczenia przez naszego przełożonego. Jednakże, zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, powinno to nastąpić „niezwłocznie”.

Ile wynosi dieta w delegacji?

Delegacje zagraniczne posiadają odrębną, wyszczególnioną tabelę wysokości diet, uzależnioną od docelowego kraju podróży. W przypadku delegacji krajowej dieta wynosi 30 zł.